Expediente judicial electrónico

En la Gaceta Oficial Nro. 41.620 del 25 de abril de 2019, se publicó la Resolución Nro. 2018-0014 dictada por la Sala Plena del Tribunal Supremo de Justicia, mediante la cual se creó el Expediente Judicial Electrónico en los Tribunales con Competencia en Materia de Delitos de Violencia contra la Mujer y Tribunales del Sistema Penal de Responsabilidad del Adolescente. El contenido de esa Resolución es el siguiente: 

Artículo 1: Se crea el Expediente Judicial Electrónico, con el objeto de sustituir los expedientes actuales en papel de todos los Tribunales con Competencia en Materia de Delitos de Violencia contra la Mujer y Tribunales del Sistema Penal de Responsabilidad del Adolescente, de la República Bolivariana de Venezuela.

Artículo 2: El Expediente Electrónico contendrá todas las actuaciones y documentos, y deberá guardar identidad con las actuaciones y documentos que consten en el expediente judicial en papel, hasta la total sustitución de este último.

Artículo 3: Mientras se ejecuta el Sistema Único de Gestión Judicial que actualmente desarrolla la Dirección Ejecutiva de la Magistratura para la implementación definitiva de los medios tecnológicos en los distintos procesos judiciales que llevan los Tribunales de la República Bolivariana de Venezuela, los Tribunales con Competencia en Materia de Delitos de Violencia contra la Mujer y los Tribunales del Sistema Penal de Responsabilidad del Adolescente, podrán dictar la decisión en formato electrónico que mantendrá en el sistema informático del Poder Judicial que actualmente utiliza, y emitir copia certificada de la resolución en formato de documento portátil, o sus siglas en inglés PDF., indicando en el expediente judicial en papel la nota correspondiente de su publicación, sin necesidad de que sea físicamente agregado. De igual forma, se extenderá la nota secretarial en el expediente físico del resto de actuaciones que consten en formato digital.

Artículo 4: Con el fin de garantizar la seguridad jurídica de los autos, decisiones judiciales, citaciones y notificaciones, y demás actuaciones que conformen el Expediente Electrónico Judicial, y hasta tanto entre en funcionamiento el Sistema Único de Gestión Judicial, serán cargadas en los sistemas oficiales informáticos existentes en el Poder Judicial, con el objeto de que formen parte del Expediente Judicial Electrónico y puedan ser consultados por las partes.

Artículo 5: De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley de Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, tienen pleno valor probatorio los datos contenidos en el Expediente Judicial Electrónico creado en la presente Resolución.

Artículo 6: A los fines de las firmas que deben constar en las distintas actuaciones que realizan los Tribunales con Competencia en Materia de Delitos de Violencia contra la Mujer y los Tribunales del Sistema Penal de Responsabilidad del Adolescente, de acuerdo con la Ley, se autoriza el uso de la firma y certificado digital a que se refiere la Ley del Infogobierno y la Ley de Mensaje de Datos y Firmas Electrónicas, por lo que se instruye a la Dirección Ejecutiva de la Magistratura para que se materialicen las firmas electrónicas de jueces y juezas, secretarios y secretarias y alguaciles y alguacilas, y de los profesionales de los equipos multidisciplinarios, de los referidos Circuitos Judiciales. Sin embargo, mientras se realiza el proceso gradual de firmas y certificados digitales previstos en el presente artículo, el secretario o secretaria, previamente autorizado por el Juez o Jueza, podrá emitir copias certificadas en formato de documento portátil, o sus siglas en inglés PDF., de cada una de las actuaciones que consten en formato electrónico, la cual deberá incluir el escaneo de las firmas que contiene.

Artículo 7: La expedición de la copia certificada de la actuación judicial en formato de documento portátil, o sus siglas en inglés PDF., tendrá pleno valor si es presentada su impresión en papel por el o la solicitante para que sea certificada por el secretario o la secretaria, previa autorización expedida por el Juez o Jueza.

Artículo 8: Las partes dentro de los procesos judiciales en que actúan podrán presentar en formato de documento portátil, o sus siglas en inglés PDF., los documentos digitalizados que guarden relación y pertinencia con la causa judicial, los cuales serán considerados válidos, previa confrontación, por el secretario o la secretaria, con el documento original. Dichos documentos se ingresaran al copiador digital del expediente electrónico. Esta actuación no impide, en caso de que el Juez o la Jueza lo consideren necesario, la presentación de los documentos originales. No obstante lo anterior, cuando sea implantado el Sistema Único de Gestión del Poder Judicial, todos los documentos que sean presentados por las partes deben estar digitalizados en el formato que exija el sistema, previa confrontación con su original.

Artículo 9: Se crea el copiador digital del expediente judicial electrónico, el cual contendrá todas las actuaciones en formato de documento portátil, o sus siglas en inglés PDF., existentes en el expediente judicial en papel. En tal sentido, cada Tribunal resguardará la información y creará un respaldo digital de ésta.

Artículo 10: El acceso al copiador del expediente judicial electrónico será mediante solicitud de copia certificada en formato de documento portátil, o sus siglas en inglés PDF., o su impresión en papel, debidamente certificado por el secretario o secretaria, previamente autorizado por el Juez o la Jueza.

Artículo 11: A los efectos de las notificaciones y citaciones de las víctimas y sus apoderados y apoderadas, defensores públicos y defensoras públicas, defensores privados y defensoras privadas, y Ministerio Público, se realizarán por correo electrónico y por cualquier medio telemático idóneo para ello. En tal sentido, las partes, defensores, defensoras, abogados, abogadas y Ministerio Público deberán informar al Tribunal, la dirección de correo electrónico en la que serán enviadas las notificaciones y citaciones. Si alguna víctima carece de correo electrónico, el Tribunal procederá a abrirle uno, notificándola por escrito de su existencia, usuario y contraseña, con la advertencia de que en dicha dirección serán enviadas todas las notificaciones y/o citaciones.

Artículo 12: Se encarga a la Comisión Nacional de Justicia de Género del Poder Judicial de la República Bolivariana de Venezuela, a la Coordinación Nacional del Sistema Penal de Responsabilidad del Adolescente, y a la Dirección Ejecutiva de la Magistratura de la ejecución de la presente Resolución.

Artículo 13: Lo no previsto en la presente Resolución será resuelto por la Sala Plena del Tribunal Supremo de Justicia.